Starten met je boekhouding en administratie: waar begin je?

Facturen opmaken, bonnetjes bewaren en btw-aangifte doen: je boekhouding kan als starter een beetje overweldigend lijken. Maar een goede boekhouding zorgt er niet alleen voor dat je wettelijk in orde bent, maar ook perfect weet hoe je onderneming ervoor staat. In dit artikel loodsen we je stap voor stap door de basics van een goede boekhouding en administratie, zodat je een stevige fundering legt voor je zaak.

Inhoudsopgave

• Wat houdt boekhouding en administratie in?
• Tip van Kimberley van Poecke | De Cijfercoach
• Stappenplan: Hoe richt je je boekhouding in als starter?
• Wat moet je als starter minimaal bijhouden?
• Welke documenten moet je bewaren en hoe lang?
• Veelvoorkomende boekhoud-uitdagingen bij starters
• Handige boekhoudsoftware en -tools
• Houd je boekhouding overzichtelijk met deze tips>
• Conclusie: Zo start je eenvoudig met boekhouden

Wat houdt boekhouding en administratie in?

Zie je boekhouding als de GPS van je onderneming. Zonder GPS kun je misschien wel rijden, maar de kans is groot dat je ergens een foute afslag neemt of belandt waar je niet moet zijn. Je boekhouding zorgt ervoor dat je aan wet- en regelgeving voldoet en jouw cijfers begrijpt. Want als je dit niet snapt, hoe weet je dan of je winst of verlies maakt?

Administratie is het bredere plaatje: je houdt ook documenten zoals contracten, vergunningen en correspondentie bij. Eigenlijk wil je alle documenten die met je zaak te maken hebben, goed bewaren.

Wat is dan het verschil tussen boekhouding en administratie?

De twee termen worden regelmatig door elkaar gebruikt, maar er is wel degelijk een verschil. Boekhouding focust zich op de financiële kant van je zaak: het registreren van inkomsten en uitgaven. Administratie omvat alle gegevens en documenten, zowel financieel als niet-financieel.

Waarom is je boekhouding zo belangrijk?

• Voldoen aan wet- en regelgeving: De Belgische wet verplicht zelfstandigen om een piekfijne boekhouding te voeren, zodat je belastingaangiftes kloppen en je in orde bent bij controles van de fiscus.
• Inzicht in je financiën: Als je boekhouding up-to-date is, heb je direct een helder zicht op de stand van zaken. Je weet waar je centen naartoe gaan, kunt op tijd bijsturen, budgetteren en strategische keuzes maken.

Stappenplan: Hoe richt je je boekhouding in als starter?

Stap 1: Kies een boekhoudmethode

Hoe ga je je boekhouding voeren? Je kunt alles handmatig bijhouden, met tools zoals Excel of Google Sheets. Dit kun je doen als je een kleine onderneming (eenmanszaak) hebt met beperkte transacties.

Wil je het professioneler aanpakken? Dan is het slim om boekhoudsoftware te gebruiken. Er zijn in België verschillende boekhoudprogramma's op de markt. Je kunt ook een boekhouder inschakelen als je ontzorgd wil worden.

Stap 2: Open een zakelijke rekening

Het is verstandig om een zakelijke rekening te openen en zo je privé- en zakelijke financiën gescheiden te houden. Dit is niet voor alle zelfstandigen verplicht, het ligt eraan welke ondernemingsvorm je kiest.

Stap 3: Zet een duidelijk facturatiesysteem op

• Naam en adres van beide partijen;
• De factuurdatum;
• Een opeenvolgend nummer (factuurnummer);
• Een beschrijving van de geleverde goederen en/of diensten;
• Het bedrag en btw-tarief.

Stap 4: Registreer je inkomsten en uitgaven correct

Als je dagelijks of wekelijks je inkomsten en uitgaven bijhoudt, stapelt de administratie zich niet op. Zo voorkom je fouten én ben je altijd bij met alles. Want ben je hier liever elke dag een paar minuten mee bezig of wacht je totdat het een onmogelijke klus wordt?

Stap 5: Plan je btw- en belastingaangiften

De meeste Belgische zelfstandigen moeten één keer per kwartaal hun btw-aangifte indienen - dit is afhankelijk van jouw situatie. Daarnaast moet je personenbelasting betalen. Heb je een vennootschap? Dan komen daar nog de vennootschapsbelasting en jaarrekeningen bij. Als je dit op tijd inplant, voorkom je boetes en stress.

Stap 6: Automatiseer waar mogelijk

De technologie staat niet stil. Maak hier gebruik van en automatiseer zoveel mogelijk! Link je bankrekening aan je boekhoudprogramma en gebruik apps of software waarmee je eenvoudig bonnetjes kunt scannen, waardoor de gegevens automatisch worden ingevoerd.

Welke documenten moet je bewaren en hoe lang?

Als zelfstandige verzamel je heel wat papieren en digitale documenten. Maar wat moet je nu écht bijhouden? En hoe lang? Kort gezegd: je moet alles wat relevant is voor je boekhouding, belastingen of eventuele controles bewaren.

• Facturen en bonnetjes: Bewaar zowel inkomende als uitgaande facturen, want ze vormen de basis van je boekhouding. Opgelet: een simpele kassabon valt hier ook onder, laat ze dus niet rondslingeren.
• Bankafschriften en digitale betalingen: Je bankafschriften tonen wat je effectief hebt betaald of hebt ontvangen en dienen als bewijs bij controles. Ook digitale betalingen, bijvoorbeeld via Payconiq of Bancontact, bewaar je best.
• Contracten en overeenkomsten: Alle juridische documenten die afsluit met klanten, leveranciers, partners of freelancers moet je archiveren. Ontstaat er ooit een discussie? Dan kan dit je veel kopzorgen besparen.
• Belastingdocumenten: Denk aan btw-aangiftes, personen- en vennootschapsbelasting, aanslagbiljetten en alle communicatie met de fiscus. Je hebt deze documenten nodig bij eventuele controles.

Veelvoorkomende boekhoud-uitdagingen bij starters

• Uitstelgedrag: Het uitstellen van je boekhouding leidt tot achterstand en stress.
• Documentatie niet goed bewaren: Dit kan problemen opleveren bij controles.
• Geen back-ups maken: Sla alles regelmatig extra op, bijvoorbeeld én in de cloud én op een harde schijf.

Handige boekhoudsoftware en -tools

Gelukkig zijn er heel wat hulpmiddelen om van je boekhouding een succes te maken. Gebruik boekhoudsoftware: programma's die speciaal ontwikkeld zijn voor ondernemers. Neem een abonnement op een clouddienst, zoals Google Drive of Dropbox, voor het veilig bewaren van documenten. Check zeker ook of je met je boekhoudsoftware (of een andere app) papieren bonnetjes en facturen kunt inscannen.

Houd je boekhouding overzichtelijk met deze tips

• Werk regelmatig alles bij. Een half uurtje op vrijdag is vaak al genoeg om alles netjes in te voeren.
• Gebruik duidelijke categorieën. Deel je inkomsten en uitgaven logisch in, bijvoorbeeld: 'verkoop', 'kantoorkosten', 'verplaatsingen', 'software'.
• Automatiseer! Hoe minder manueel werk je hebt, hoe minder fouten je maakt en hoe meer tijd je over hebt.
• Bewaar documenten veilig en digitaal. Gebruik een clouddienst, maak heldere mapstructuren en maak regelmatig een back-up.
• Werk met sjablonen. Je bespaart tijd door templates voor facturen, offertes en e-mails met betalingsherinneringen te gebruiken.
• Volg je cijfers regelmatig op. Kijk wekelijks of maandelijks naar je inkomsten, uitgaven en winst. Zo kun je snel bijsturen als er iets mis dreigt te gaan.
• Gebruik labels of tags. Gebruik je een boekhoudprogramma? Dan kun je handige tags creëren om alles overzichtelijk te houden.

Conclusie: Zo start je eenvoudig met boekhouden

• Kies een boekhoudmethode die bij je past: handmatig, gebruik software of doe beroep op een boekhouder.
• Open een zakelijke rekening voor een duidelijke scheiding tussen privé en zakelijke financiën.
• Met een goed facturatiesysteem maak je professionele en correcte facturen.
• Plan je belastingaangiften op tijd en voorkom boetes.
• Bespaar tijd en verhoog de nauwkeurigheid van je boekhouding door te automatiseren.