Dubbele boekhouding

Wat is dubbel boekhouden?

Een dubbele boekhouding is een geavanceerde manier van boekhouden voor grotere ondernemingen. Een transactie wordt dubbel geboekt, wat betekent dat je een openstaande factuur koppelt aan een betaling. Dit zorgt voor een nauwkeurige en transparante weergave van de financiële situatie van je onderneming.

Praktisch voorbeeld

Stel, je koopt een nieuwe laptop voor je bedrijf en betaalt hier € 1.000 voor. Dan zal deze kostenpost volgens de principes van dubbel boekhouden als volgt ingeboekt worden op de grootboekrekening:

• Debet (Kosten IT-materiaal): + € 1.000
• Credit (Bankrekening): - € 1.000

Dubbele boekhouding registreert dus elke transactie twee keer: als debetboeking (waar het geld naartoe gaat) en als creditboeking (waar het geld vandaan komt). Dit zorgt ervoor dat de balans altijd in evenwicht blijft.

Hoe werkt dubbel boekhouden concreet?

In een dubbele boekhouding worden alle financiële transacties van je onderneming correct geregistreerd, zodat er betrouwbare analyses kunnen gemaakt worden die je onderneming ondersteunen. Deze analyses gebeuren op basis van de volgende boekhoudkundige rapporteringen die aan het einde van elk boekjaar opgemaakt worden:

1. De balans geeft op een welbepaald moment een overzicht van de activa en passiva van de onderneming, alsof een foto genomen wordt. De activa staan voor wat een bedrijf bezit, de passiva voor hoe het bedrijf gefinancierd wordt. De vuistregel voor de balans is dat actief en passief steeds in evenwicht moeten zijn, dus finaal gelijk aan elkaar. Het is dus een momentopname.
2. Het grootboek bevat alle rekeningen waarin de financiële transacties worden geregistreerd en geeft een volledig overzicht van de inkomsten, uitgaven, schulden en bezittingen van een onderneming.
3. De resultatenrekening toont de winst of het verlies over een bepaalde periode, dus het verschil tussen opbrengsten en kosten op een maand, kwartaal of jaar. Het resultaat wordt uiteindelijk toegevoegd aan het eigen vermogen op de balans.
4. De jaarrekening is tenslotte het sluitstuk van een boekhoudkundig jaar, het financiële eindverslag. Het bestaat uit de balans, de resultatenrekening en wat verdere toelichting, en geeft een overzicht van de financiële situatie van je onderneming. Een jaarrekening moet verplicht neergelegd worden bij de Nationale Bank van België.

Wat zijn de voordelen van een dubbele boekhouding?

Het voeren van een dubbele boekhouding is complexer dan een enkelvoudige, maar biedt ook meer inzicht en kennis over de financiële situatie van je onderneming. Bij opmaak van de balans krijg je tenslotte vele inzichten zoals:

• Wat je bezit en wat je verschuldigd bent (activa en passiva);
• In de financiering van je onderneming (eigen vermogen vs. schulden);
• Inzicht in rentabiliteit van je producten en/of diensten (dankzij de resultatenrekening);
• In je cashflow, dus waar je inkomsten en uitgaven zitten.

Hierdoor ben je als ondernemer beter in staat om:

• Trends in je inkomsten en uitgaven te analyseren;
• Beter te budgetten;
• Forecasts op te stellen;
• Voeling te houden met de reële situatie en de financiële gezondheid van je onderneming;
• Sneller fouten en mogelijke fraude te ontdekken.

Bijgevolg neem je ook beter onderbouwde strategische beslissingen en zal je mogelijke investeerders sneller overtuigen om in jouw verhaal mee te gaan.

Is dubbele boekhouding verplicht voor mijn onderneming?

In België is dubbele boekhouding verplicht voor:

• Vennootschappen (bv, nv, cv);
• Ondernemingen met een jaaromzet boven € 500.000 (excl. btw);
• Verenigingen (vof) wanneer die een balanstotaal van meer dan € 1.500.000 hebben of meer dan 50 werknemers.

Zelfstandigen en kleine ondernemingen die een eenmanszaak hebben en een beperkte omzet draaien (een jaaromzet minder dan € 500.000 excl. btw) mogen een enkelvoudige boekhouding voeren. Ze dienen dan enkel een kasboek en een aankoop- en verkoopdagboek bij te houden. Een jaarrekening is voor hen niet verplicht, enkel een duidelijke administratie die kan voorgelegd worden aan de fiscus.

Hoe automatiseer ik dubbele boekhouding?

Elke ondernemer streeft naar een correcte boekhouding op een zo efficiënt mogelijke manier. Een betrouwbaar softwarepakket, zoals e‑Boekhouden.be, bied je als ondernemer maximale ondersteuning in je activiteiten, dankzij de diverse functies die het aanbiedt.

Doorloop de volgende stappen en ontdek het gemak van een geautomatiseerde boekhouding:

1. Koppel je zakelijke bankrekening aan je boekhouding. Zo worden betalingen automatisch herkend en ingeboekt, facturen en uitgaven gekoppeld aan de juiste transacties, en krijg jij als ondernemer in realtime zicht op je cashflow.
2. Digitaliseer je facturen en bonnetjes. Zo voorkom je verlies, verminder je het papierwerk en verwerk je deze eenvoudig in je boekhoudsoftware, zoals e‑Boekhouden.be.
3. Stel automatische facturatie & herinneringen in. Dankzij je boekhoudsoftware, zullen je klanten automatisch herinneringen ontvangen bij openstaande betalingen en dien je dit niet zelf in de gaten te houden.
4. Automatiseer je btw-aangifte. Je boekhoudprogramma e‑Boekhouden.be genereert automatisch je btw-aangifte en verzendt die naar de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD). Zo besteed je minder tijd en energie aan administratie, wordt je foutenmarge kleiner en houd je je focus op je core business.

Tips voor een correcte dubbele boekhouding

Als ondernemer streef je uiteraard naar een correcte dubbele boekhouding, zodat je altijd een helder financieel overzicht hebt. Met de juiste aanpak zorg je voor een sterke basis voor slimme financiële beslissingen en een zorgeloze administratie.

Enkele tips om je dubbele boekhouding binnen de kortste keren op volle toeren te laten draaien:

1. Werk je boekhouding tijdig bij. Het loont om je boekhouding regelmatig bij te houden. Zo vermijd je fouten en stress.

    

   Onze tips:

   • Plan wekelijks of maandelijks een vast moment in waarop je je boekhouding op punt stelt.
   • Maak gebruik van automatische bankkoppelingen om transacties in real-time te verwerken.
   • Stel herinneringen in om je financiële administratie up-to-date te houden.
   • Zoek de juiste boekhoudsoftware, zoals e‑Boekhouden.be.

2. Boek alle facturen in. Inkomsten en uitgaven moeten in je boekhouding steeds kunnen gestaafd worden aan de hand van een correcte factuur. Kosten maken zonder factuur valt dus af te raden.

   Onze tip: Bewaar je bonnetjes en facturen in een digitaal archieven controleer of elke betaling gekoppeld is aan een geldige factuur.

3. Denk aan mogelijke afschrijvingen. Veel ondernemers boeken grote aankopen (zoals machines of voertuigen) direct als kosten, terwijl deze moeten worden afgeschreven over meerdere jaren.

   Onze tip: Laat je boekhoudsysteem, zoals e‑Boekhouden.be, investeringen automatisch afschrijven over de juiste periode.

4. Laat je maximaal ondersteunen door boekhoudsoftware.

   Onze tip: e‑Boekhouden.be reikt je alle tools aan om boekhouden overzichtelijk te houden.