Excel-boekhouden: is het de beste methode voor jouw administratie?

Veel zelfstandigen starten met het bijhouden van hun boekhouding in Excel. Het is goedkoop, overzichtelijk en je hebt alles zelf in de hand. Klinkt niet slecht, toch? Maar weet je zeker dat boekhouden in Excel ook op de lange termijn de slimste keuze is voor je administratie? Op deze pagina ontdek je de voor- en nadelen van Excel-boekhouden, wanneer het (niet) geschikt is voor je onderneming en wat het verschil is met een online boekhoudprogramma.

Home > Boekhoudmethoden > Excel boekhouden

Wat is 'Excel-boekhouden'?

Heel wat zelfstandigen in hoofd- en bijberoep kiezen ervoor om hun boekhouding bij te houden in Excel, zeker bij een vereenvoudigde of enkelvoudige boekhouding. 'Excel-boekhouden' betekent dat je je inkomsten, uitgaven en andere gegevens bijhoudt in een rekenblad zoals Microsoft Excel of Google Sheets. Je voert je gegevens manueel in, gebruikt zelfgemaakte of gedownloade Excel-boekhouden templates en stelt op basis daarvan je eigen overzichten op.

Tip: Je kunt online tal van gratis templates downloaden als je wilt gaan boekhouden in Excel.

Hoe werkt boekhouden in Excel precies?

Als je je boekhouding wilt doen in Excel, betekent dat vooral: veel zelf doen! Want je start met lege tabellen waarin je jouw inkomsten en uitgaven registreert. Door formules te gebruiken kun je snel totalen berekenen, btw-percentages laten doorrekenen of zelfs een eenvoudige balans opstellen.

Wat je niet krijgt in Excel? Automatische koppelingen met bijvoorbeeld je bank, automatische btw-aangiftes of waarschuwingen bij fouten. Je moet dus bij de les blijven en alles dubbelchecken.

De voordelen van boekhouden in Excel

Het is goedkoop. Dit is vaak dé reden dat zelfstandigen ervoor kiezen om hun boekhouding in Excel te doen.
Je hebt de volledige controle, bijvoorbeeld over hoe je de spreadsheets indeelt.
Er zijn online verschillende templates beschikbaar. Deze sjablonen kunnen je een heel eind op weg helpen.

En wat zijn dan de nadelen en de risico's?

Tijd is geld! Ja, Excel-boekhouden mag dan goedkoop lijken op het eerste zicht, maar hoe zit dat met alle extra uren die je erin stopt? Denk aan het overtypen van facturen en bonnetjes, het handmatig maken van facturen en meer. Hier kan veel tijd in kruipen.
Deze manier van boekhouden is foutgevoelig. Eén verkeerde formule, één cel vergeten - en je cijfers kloppen niet meer.
Er zijn geen integraties beschikbaar. Geen automatische koppelingen met je bank, geen digitale facturatie en geen btw-module.
Excel is moeilijk schaalbaar en kan vastlopen bij grote volumes of meerdere gebruikers.
Je ontvangt geen automatische updates bij veranderende wet- en regelgeving.

Praktische voorbeelden van Excel-boekhouden op een rij

Oké, laten we eens kijken naar hoe je Excel in de praktijk kunt gebruiken voor je boekhouding. Starters en kleine zelfstandigen gebruiken Excel vaak voor:

Het bankboek: een overzicht van alle inkomende en uitgaande betalingen;
Het kasboek: om manueel cashtransacties te registeren;
De winst- en verliesrekening: om inzicht te krijgen in je opbrengsten en kosten over een bepaalde periode;
Klantfacturen en de opvolging ervan;
Btw-berekeningen en voorbereidingen op de kwartaalaangifte;
Budgetbeheer en cashflowoverzicht.

Voor wie is boekhouden in Excel een goed idee?

Excel-boekhouden kan een goede keuze zijn als je bijvoorbeeld net begint met je zaak.

Het is geschikt voor:

Zelfstandigen in bijberoep met beperkte inkomsten en uitgaven;
Startende ondernemers die hun eerste stappen willen zetten en geen groot budget hebben;
Ondernemers die zelf graag sleutelen aan hun cijfers en formules;
Vzw's of verenigingen die een vereenvoudigde boekhouding voeren.

Boekhouden in Excel is niet ideaal voor:

Zelfstandigen met veel transacties en meerdere klanten en leveranciers. En toegegeven: je bereikt dit punt sneller dan je denkt;
Vennootschappen en andere ondernemingen die wettelijk verplicht zijn om een dubbele boekhouding te voeren;
Wie weinig tijd (of goesting) heeft om fouten op te sporen en documenten handmatig bij te houden;
Zelfstandigen die nood hebben aan koppelingen (bank, btw-aangiftes of facturatie).

Klaar voor het échte werk? Schakel over op een boekhoudprogramma

Ben je het beu om telkens te stressen over formules en foutjes? Dan is een online boekhoudprogramma een logische volgende stap. Terwijl je in Excel bijna alles handmatig moet ingeven, neemt boekhoudsoftware zoals e‑Boekhouden.be veel werk uit handen. Denk aan automatische btw-berekeningen, koppelingen, digitale facturatie en een overzicht dat zichzelf up-to-date houdt.

Je blijft uiteraard de baas over je eigen boekhouding, maar verliest minder tijd aan gepruts. En geef toe: dat is toch ook veel waard? Zeker als je al een degelijke structuur van je boekhouding in Excel hebt opgezet, kun je vlot overstappen.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Excel-boekhouden of een online boekhoudprogramma: wat kies jij?

We zetten de belangrijkste verschillen nog eens voor je op een rij, zodat je doordacht de juiste boekhoudmethode voor je onderneming kunt kiezen.

	Exel-boekhouden	Online boekhoudprogramma
Gebruiksgemak	Handmatig, je hebt basiskennis van formules nodig	Intuïtief, gebruiksvriendelijk, begeleiding bij elke stap
Tijdwinst	Veel zelf doen = tijdrovend	Automatische berekeningen en integraties = tijdsbesparing
Veiligheid	Zelf back-ups maken, risico's op fouten of dataverlies	Data staat in de cloud, back-ups gebeuren automatisch
Kosten	Goedkoop of gratis	Vaak lage maandelijkse kosten
Schaalbaarheid	Moeilijk bij groei van je onderneming	Kan meegroeien met je onderneming
Updates rondom wet- en regelgeving	Zelf opvolgen	Automatisch geüpdatet bij belangrijke wijzigingen

Kortom: Excel-boekhouden kan een goede start zijn, maar heb je groeiplannen, wil je de kans op fouten verkleinen en direct een vliegende start maken? Dan is een online boekhoudprogramma een logische volgende stap.

15 maanden gratis e‑Boekhouden.be

Om jou als startende zelfstandige op weg te helpen, heeft e‑Boekhouden.be een cadeautje voor je. Iedere startende ondernemer die zich inschrijft bij de KBO, mag vanaf de dag van inschrijving 15 maanden lang gratis gebruikmaken van ons online boekhoudprogramma. Zo kun je rustig bekijken of het iets voor jou is.